メール連絡のアンチパターン
お客様に出すときは何回も読み直して確認するメールも、社内連絡では雑になりがちです。次のようなことをすると受け手に多大な労力をかけてしまいますので気を付けましょう。
添付ファイルに書き込ませる
ファイルが増殖して、どれが最新版か分からなくなります。出した本人も添付ファイルの中身の集計にムダな時間を使います。
メール本文に表を入れたりして記入させましょう。
言葉づかいが子どもっぽい
雑談なのかと思われてしまいます。
「昨日部品を発注したんだけど、今日まだ入荷してない。〇〇さんには言ったのに。」などです。
ビジネスなので、社内であってもキチンとした言葉を使いましょう。外国語を日本語に翻訳したような言葉づかいがおすすめです。
主張と関係ない文が入る
メールの受け手に余計な負荷がかかります。
例えば、顧客からの3か月発注予定に対し、生産管理部門としての対応を求めるメールの中に、工作機械の油漏れの状況を書かれると、「設備面に配慮した生産計画を立てろということか?」「設備保全課にも連絡しろということか?」「保守予算もないくらいなので低コストで生産しろということか?」など、いろいろ考えてしまいます。結果、回答が遅れたり、望んだ回答を出せなかったりします。
主張に関係ある内容だけ述べましょう。
小説になっている
話好きな人のメールでよく見かけます。
状況の説明、人の動き、会話、表情、思ったことに加え、会話の相手の心を想像したり、相手がこう動いてくれたら嬉しい、などの妄想が入っていたりします。
つまらない話の場から離れるのは少し勇気がいりますが、つまらないメールからは簡単に離れます。
読み手に離れられる前に、言いたいことを伝える文章構成にしましょう。
前の話題へのリンクがない
「なんでそんなことになったんだ!」→「前にも連絡しましたが・・・」構文です。
連絡されたほうは覚えていません。イラッとさせるだけです。
言い訳するなら、前に連絡した内容のリンクを付けておきましょう。
おわりに
コミュニケーションが上手い、と思っている人でも、文字での情報伝達になると下手なことがあります。
短時間で必要な情報を相手に届けられるようにしていきましょう。
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初めてご連絡いたします。
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会社名: 株式会社Msta
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